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Wirtschaftsrecht (2/2012)

Aktuelle Gesetzgebung: Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer

Am 1. Januar 2012 ist die Verordnung zur Änderung und Aufhebung arbeitsgenehmigungsrechtlicher Vorschriften in Kraft getreten.

Mit der Verordnung wird die Arbeitsgenehmigungspflicht für die Beschäftigung von Fachkräften mit Hochschulabschluss, von Auszubildenden sowie von Saisonkräften aus Bulgarien und Rumänien bereits vor Eintritt der uneingeschränkten Arbeitnehmerfreizügigkeit ab dem Jahr 2014 aufgehoben. Die Befreiung der Saisonkräfte von der Arbeitsgenehmigungspflicht gilt für Beschäftigungen von bis zu sechs Monaten im Jahr in der Land- und Forstwirtschaft, im Hotel- und Gaststättengewerbe, in der Obst- und Gemüseverarbeitung sowie in Sägewerken. Für Beschäftigungen in den Berufen, die eine Berufsausbildung voraussetzen, wird die Arbeitserlaubnis bulgarischen und rumänischen Facharbeiterinnen und Facharbeitern künftig ohne Prüfung der Vermittlungsmöglichkeiten inländischer Arbeitsuchender erteilt, wenn die Arbeitsbedingungen denen vergleichbarer inländischer Beschäftigter entsprechen.

Aufbewahrungspflichten: Diese Unterlagen können 2012 vernichtet werden

Sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich sammeln sich eine Menge von Belegen, Rechnungen etc. an. Welche Unterlagen im Jahr 2012 entsorgt werden dürfen, zeigt der folgende Überblick.

Betriebliche Unterlagen

Nach Handels- und Steuerrecht müssen Kaufleute bzw. Unternehmer Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufbewahren. Der Fristlauf beginnt jeweils mit dem Schluss des Jahres, in dem z.B. die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, der Abschluss festgestellt oder Handels- und Geschäftsbriefe empfangen bzw. abgesandt worden sind. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten für Kaufleute und alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die Frist von zehn Jahren gilt z.B. für Anlagevermögenskarteien, Kassenberichte, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Inventare und Buchungsbelege. Wurden die Unterlagen in 2001 oder früher erstellt, können sie in 2012 vernichtet werden.

Die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für Lohnkonten, Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel, Preisauszeichnungen, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge. Die Unterlagen können vernichtet werden, sofern sie in 2005 oder früher erstellt wurden. Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig; Lohnunterlagen für die Sozialversicherung hingegen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres.

Hinweis: Die sechsjährige Aufbewahrungspflicht der Lohnkonten bezieht sich auf die lohn- und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten bei lohnbezogenen Betriebsprüfungen (Finanzamt, Deutsche Rentenversicherung etc.). Dessen ungeachtet ist sicherzustellen, dass die gesetzlichen Auskunftspflichten (z.B. Sozialgesetzbuch X) des Arbeitgebers gegenüber Dritten erfüllt werden können. Insofern sollten Arbeitsverträge sowie Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung nicht bereits nach sechs Jahren vernichtet werden.

Private Belege

Für Privatbelege besteht grundsätzlich keine Aufbewahrungspflicht. Sie werden lediglich für die entsprechende Veranlagung im Rahmen der Mitwirkungspflicht benötigt.

Nach Rückgabe durch das Finanzamt müssen sie aufgrund der erfüllten Beweislast grundsätzlich nicht mehr gesondert bereitgehalten werden. Bei einer Erklärungsabgabe mittels ELSTER werden die Steuerpflichtigen darauf aufmerksam gemacht, dass die Belege bis zum Eintritt der Bestandskraft bzw. bis zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung aufzubewahren sind.

Im Privatbereich sind zwei Besonderheiten zu beachten:

• Empfänger von Bau- und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sind z.B. verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege, Bauverträge oder Abnahmeprotokolle zwei Jahre lang in lesbarer Form aufzubewahren. Der Zeitraum beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

• Bei den privaten Überschusseinkünften gibt es eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren, wenn die Summe der positiven Einkünfte 500.000 EUR übersteigt. Für Eheleute gilt dieser Betrag für jeden getrennt.

Abschließender Hinweis

Vor der Entsorgung ist jedoch unbedingt zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt etwa dann, wenn die Unterlagen noch benötigt werden könnten für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen, die an das Finanzamt gerichtet sind.

Zusammenfassende Meldungen: Halbierte Bagatellgrenze ab 2012 beachten

Ab 2012 sind mehr Unternehmer verpflichtet, ihre Zusammenfassenden Meldungen monatlich abgeben. Der Grund liegt in der Halbierung der Bagatellgrenze von 100.000 EUR auf 50.000 EUR.

Zusammenfassende Meldungen müssen Unternehmer beispielsweise für innergemeinschaftliche Lieferungen sowie für innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte abgeben. Grundsätzlich ist ein monatlicher Erklärungsturnus vorgesehen, wobei die Meldung bis zum 25. Tag des Folgemonats an das Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln ist.

Der Unternehmer kann seine innergemeinschaftlichen Lieferungen und innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfte wahlweise auch in quartalsweisen Zusammenfassenden Meldungen deklarieren, wenn die Summe der innergemeinschaftlichen Lieferungen und innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfte weder für das laufende Quartal noch für eines der vier vorangehenden Quartale jeweils mehr als 100.000 EUR beträgt. Ab 2012 reduziert sich dieser Betrag auf 50.000 EUR.

Hinweis: Wird der Grenzbetrag überschritten, hat der Unternehmer bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendermonats, in dem der Betrag überschritten wird, eine Zusammenfassende Meldung für diesen Kalendermonat und die bereits abgelaufenen Kalendermonate dieses Kalendervierteljahres zu übermitteln.

Reisekosten: Finanzverwaltung definiert regelmäßige Arbeitsstätte neu

Nach Ansicht des Bundesfinanzhofs kann ein Arbeitnehmer bei mehreren Tätigkeitsstätten nicht mehr als eine regelmäßige Arbeitsstätte haben. Diese Rechtsprechungsänderung wendet das Bundesfinanzministerium in allen offenen Fällen an. Gleichzeitig hat es die regelmäßige Arbeitsstätte neu definiert.

Derzeit ist eine Arbeitsgruppe damit beschäftigt, Vorschläge zur Vereinfachung des Reisekostenrechts zu erarbeiten. Bis zu einer gesetzlichen Neuregelung geht die Finanzverwaltung von einer regelmäßigen Arbeitsstätte aus, wenn der Arbeitnehmer aufgrund der dienstrechtlichen/arbeitsvertraglichen Festlegungen

einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet ist oder

in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers

• arbeitstäglich,

• je Arbeitswoche einen vollen Arbeitstag oder

• mindestens 20 % seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit

tätig werden soll (Prognoseentscheidung).

Hinweis: Davon abweichend kann der Arbeitnehmer in geeigneten Fällen geltend machen, dass eine andere betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers seine regelmäßige Arbeitsstätte ist oder dass er keine regelmäßige Arbeitsstätte hat. Erfolg versprechend ist dies aber nur dann, wenn der Arbeitnehmer den inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunkt der beruflichen Tätigkeit nachweisen oder glaubhaft machen kann.

Zum Hintergrund: Je nachdem, ob es sich um eine regelmäßige Arbeitsstätte oder eine Auswärtstätigkeit handelt, hat das u.a. folgende steuerlichen Konsequenzen:

Fahrtkosten:

• Regelmäßige Arbeitsstätte: Entfernungspauschale (0,30 EUR je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte)

• Auswärtstätigkeit: „Dienstreisepauschale“ (0,30 EUR je gefahrenen Kilometer)

Verpflegungsmehraufwand:

• Regelmäßige Arbeitsstätte: keine Verpflegungspauschale

• Auswärtstätigkeit: Verpflegungspauschale je nach Abwesenheitszeiten (BMF-Schreiben vom 15.12.2011, Az. IV C 5 - S 2353/11/10010).

Anlage EÜR: Abgabe ist verpflichtend

Der Bundesfinanzhof hat aktuell entschieden, dass Betriebsinhaber, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, der Einkommensteuererklärung eine Gewinnermittlung auf einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck beifügen müssen. Dieser Vordruck - von der Finanzverwaltung als Anlage EÜR bezeichnet - sieht eine standardisierte Aufschlüsselung der Betriebseinnahmen und -ausgaben vor.

In dem Verfahren ging es im Endeffekt um die Frage, ob für die Abgabeverpflichtung eine bloße Rechtsverordnung ausreichend ist oder ob die Abgabepflicht vielmehr im Einkommensteuergesetz hätte geregelt werden müssen. Im Gegensatz zur Vorinstanz (Finanzgericht Münster) vertritt der Bundesfinanzhof die Auffassung, dass die Abgabepflicht durch die Einkommensteuer-Durchführungsverordnung wirksam begründet worden ist.

Hinweis: Liegen die Betriebseinnahmen unter der Grenze von 17.500 EUR, wird es von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn der Steuererklärung anstelle der Anlage EÜR eine formlose Gewinnermittlung beigefügt wird (BFH-Urteil vom 16.11.2011, Az. X R 18/09).